La digitalizzazione in azienda è argomento quotidiano su tutti i media, è uno degli architravi su cui organizzazioni sovranazionali come - nel nostro caso - l’Unione Europea, hanno scommesso le fiches in un periodo di fortissima trasformazione mondiale.
Tutto questo però deflagra contro la realtà quotidiana degli imprenditori medi italiani che nel chiuso dei loro uffici faticano a capire cosa realmente può portare a loro questa evoluzione.
Realtà come Smartprovider si confrontano tutti i giorni con le domande che la piccola e media impresa pone sull’argomento e quindi vediamo a quali dobbiamo delle risposte.
Una digitalizzazione intelligente può far ottenere all’azienda, tra gli altri vantaggi, una riduzione dei tempi di produzione e l’azzeramento degli errori commessi. Il primo obbiettivo è chiaro: lo strumento del digitale riduce le operazioni da effettuare in modo manuale, riducendo i tempi per chiudere il processo. Il secondo obiettivo si ottiene solo tracciando e monitorando i processi dell’azienda, assicurandoci che tutte le fasi vengano concluse con successo e quindi non s’incappi in approssimazioni o dimenticanze. Un’organizzazione che efficienta il lavoro ed annulla gli errori massimizza il risultato diventando sempre più efficiente e, alla fine, profittevole.
Ogni cambiamento pone delle incertezze e la domanda più diffusa è proprio “Devo cambiare le mie abitudini ed il mio modo di lavorare come imprenditore e quello di tutti i collaboratori?”. Non serve scomodare uno specialista per sapere che la cosa più difficile per una persona è proprio cambiare delle abitudini consolidate. La risposta corretta alla domanda è che si deve cambiare il meno possibile le procedure consolidate semplicemente sostituendo gli strumenti che usiamo. Per esempio, se sono abituato a prendere appunti in riunione sulla carta perché così memorizzo meglio, utilizzerò al posto del blocco con intestazione aziendale un bel tablet con pennetta digitale e continuerò a scrivere. L’innovazione che otterrò dovrà essere un documento in digitale automaticamente archiviato in modo corretto e che viene condiviso, sempre in automatico e tramite una piattaforma dedicata, con il gruppo di lavoro deputato a gestire il prosieguo della lavorazione in modo facile e veloce, con un risparmio di tempo quantificabile e l’annullamento degli errori.
Una digitalizzazione oculata ha proprio tra i primi obbiettivi quello di semplificare e velocizzare le procedure, liberando i componenti dell’organizzazione da compiti ripetitivi e manuali. In questo modo il personale può dedicarsi alle attività a valore aggiunto nelle quali è più profittevole impegnare i collaboratori. Se utilizziamo ancora l'esempio delle note prese in manuale o in digitale, pensiamo a quanti passi richiede ad oggi una condivisione cartacea e manuale. Devo scrivere sulla carta e poi riportare quanto annotato su un documento digitale per poi magari condividerlo tramite una mail con i collaboratori, che devono scaricare il documento, o leggere la mail, e poi iniziare a lavorarci. Tutti questi passaggi rendono il processo molto gravoso in ordine di tempo e d’impegno, aumentando il rischio di errori. In questo caso, è importante valutare la digitalizzazione dell'intero processo per averne vantaggi a fronte di nessun aumento di complessità. Nel nostro esempio, il solo uso del tablet è il primo passo per una digitalizzazione semplice, in cui il recupero di tempo ed efficienza si ottiene automatizzando e rendendo istantanea la condivisione, il lavoro sul documento e tutte le altre operazioni inclusa l'archiviazione.
L’adozione in una organizzazione di tecnologie digitali soprattutto se software possono effettivamente creare una relazione fin troppo forte con un singolo fornitore. L’accortezza che possiamo avere per minimizzare o quasi annullare il rischio è quella di scegliere soluzioni che continuino a garantire la proprietà di dati ed informazioni in maniera chiara, che si appoggino su piattaforme e tecnologie diffuse - anche globalmente - per avere se necessario la scelta tra diversi fornitori, cambiando in maniera efficace e semplice preservando gli investimenti e gli acquisti già fatti. Scegliendo, ad esempio, una piattaforma come Microsoft 365 ed applicazioni sviluppate sempre in ambiente Microsoft, posso ottenere un'infrastruttura solida, estremamente personalizzabile ma al tempo stesso - se necessario - gestibile senza problemi da migliaia di fornitori nel mondo. Alla fine, quello che conta è come uso la tecnologia per il mio business, e questa è la vera digitalizzazione!
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