L’idea diffusa, e lo rilevo spesso quando ne parlo con i clienti, è che Microsoft Teams sia né più né meno che un’alternativa a Google Meet, Zoom, GoToWebinar... In realtà è uno strumento di collaborazione completo, multifunzione, da utilizzare con profitto nella quotidianità operativa.
In questo articolo passeremo velocemente in rassegna le caratteristiche principali di questo strumento - che personalmente considero molto efficace – e ti suggerirò 5 funzioni utili che vale la pena utilizzare per organizzare al meglio il lavoro.
Microsoft Teams è una piattaforma unificata per la collaborazione aziendale, che può essere installata sul computer (PC o MAC) oppure utilizzata attraverso la Web App o Mobile App.
Microsoft Teams permette di inviare messaggi istantanei, effettuare chiamate vocali e video, organizzare riunioni e condividere file. Ma non solo, e lo vedremo poi. I membri del team possono collaborare in tempo reale - da qualsiasi dispositivo e luogo - su documenti, presentazioni e fogli di calcolo condivisi, semplificando l’organizzazione del lavoro.
Dal suo lancio nel 2017, Microsoft Teams si è evoluto notevolmente: da semplice strumento per chat e riunioni a vero e proprio supporto all’operatività quotidiana delle aziende. Vediamo assieme come funziona.
Per essere utilizzato, Microsoft Teams necessita di un account Microsoft. L’account può essere creato gratuitamente da chiunque possegga un indirizzo e-mail (anche non Microsoft).
Nel caso di un utilizzo professionale, consiglio vivamente di attivarlo attraverso l’acquisto di uno dei pacchetti di Microsoft 365 dedicati alle aziende. In questo modo avrete un ambiente aziendale completo e totalmente integrato.
Una volta fatto accesso a Microsoft Teams, possiamo innanzitutto organizzare riunioni, sia con personale interno all’azienda che invitando persone esterne.
La funzione Chat è utile per scrivere ai colleghi (anche in gruppo) oppure a clienti o fornitori che stanno utilizzando a loro volta Microsoft Teams (o Skype).
La caratteristica più importante, lo snodo centrale, risiede nello strumento Team (da cui il nome dell’applicativo). Questa funzionalità consente di creare un team per ogni funzione aziendale - come un gruppo di lavoro per un progetto o un dipartimento aziendale - e al suo interno è possibile ulteriormente organizzare la logica di lavoro attraverso l'utilizzo dei Canali. I canali non sono altro che dei contenitori “tematici”, logici, per articolare al meglio le sfaccettature del Team.
Nel mio Microsoft Teams aziendale ho un team denominato Fornitura SmartApp, utilizzato per gestire tutte le richieste (dall’opportunità alla consegna, per capirci) in ambito SmartApp.
Al suo interno abbiamo creato 3 canali:
1.Generale (creato in automatico dal sistema come contenitore generico)
2.Presales (per supportare i colleghi del Sales in fase di trattativa)
3.Provisioning (per coordinare e gestire la consegna del prodotto/servizio al cliente finale).
Ogni canale possiede una scheda denominata Post, una bacheca in cui creare conversazioni tematiche, condividere con i colleghi e tenere traccia delle attività fatte (riunioni comprese). Troviamo inoltre una scheda File dedicata alla gestione dei documenti, creati o meno con strumenti di Microsoft.
Oltre alle funzionalità base, Microsoft Teams consente di essere esteso nelle sue funzionalità attraverso l’integrazione di altri applicativi già disponibili in ambiente Microsoft, sviluppati ad-hoc (come le SmartApp) oppure di terzi (è possibile ad esempio integrare il nostro cloud preferito anche se non marchiato Microsoft).
Uno degli aspetti più onerosi di uno studio professionale è la gestione della mole di documenti normativi da gestire, interpretare e applicare.
Per organizzare meglio la documentazione, potremmo pensare di costruire un gruppo denominato Regolatorio, al cui interno andremo ad aggiungere tre canali, oltre al Generale creato dal sistema:
Il team così strutturato sarà accessibile da tutto il personale dello studio: tutti i collaboratori potranno essere sempre aggiornati sulle novità in ambito normativo. Lo strumento di Teams ci consente inoltre di suddividere in sotto-gruppi le informazioni in modo da agevolarne l’accesso e facilitarne la fruizione.
Di seguito cinque possibili applicazioni di Microsoft Teams che noi di Smartprovider troviamo molto utili.
Alla creazione di un nuovo canale, il sistema aggiunge automaticamente una scheda chiamata Wiki. Come da definizione della Wiki per antonomasia, Wikipedia, una Wiki è “un'applicazione web che permette la creazione, la modifica e l'illustrazione collaborativa di pagine all'interno di un sito web. È quindi un software collaborativo che in genere utilizza un linguaggio di markup semplificato o un editor di testo online”.
Inserita all’interno del tessuto aziendale, una Wiki è utile per fissare quelle che sono le procedure aziendali, in modo da essere condivise e aggiornate da tutti i partecipanti al Team/Canale.
Una Wiki può infatti essere strutturata in pagine tematiche e ciascuna pagina in sezioni, quindi parti strutturali che possono essere richiamate da una qualsiasi altra posizione di Microsoft Teams, comprese le chat.
Quante volte ci è capitato di smarrire gli appunti presi durante una riunione o un appuntamento con un cliente? O ci siamo accorti di dover rimaneggiare gli appunti per condividerli tramite e-mail con i colleghi, trascriverli in un Word per organizzare le idee?
Microsoft OneNote consente di rispondere a queste necessità. Strumento ormai storico in ambiente Microsoft, si è evoluto nel tempo a tal punto da diventare un vero e proprio blocco appunti digitale.
Utilizzandolo all’interno di Microsoft Teams, abbiamo la possibilità di creare dei blocchi appunti dedicati alla tematica trattata nello specifico canale, condivisi con i colleghi e su cui lavorare a più mani. Se siamo dotati di tablet con penna possiamo addirittura mescolare appunti strutturati scritti a tastiera con appunti e/o disegni a mano libera.
Ipotizziamo che un gruppo di lavoro abbia la necessità di accedere regolarmente a uno specifico documento. Il documento può essere integrato direttamente all’interno di una scheda dedicata nel canale relativo. In questo modo durante l’attività lavorativa la concentrazione rimane alta e si evita di dover continuamente rimbalzare da un applicativo ad un altro.
Come per i documenti, i partecipanti a un canale possono avere la necessità di accedere spesso a un sito web di un fornitore o di un ente governativo. La pagina di accesso al servizio web può essere integrata direttamente all’interno dello specifico canale di Microsoft Teams in modo da mantenere alta la concentrazione utilizzando un unico strumento.
Probabilmente molti applicativi che utilizziamo quotidianamente già permettono una integrazione con Teams. Sono infatti diverse le aziende che hanno sviluppato dei connettori tra il loro software e Microsoft Teams. Il collegamento tra i due applicativi, effettuato tramite un connettore software, viene solitamente utilizzato per generare degli avvisi a tutti i partecipanti a un gruppo di lavoro. Un esempio potrebbe essere il gestionale che notifica quando una fattura di un cliente è scaduta ma non ancora incassata.
Se sei interessato ad approfondire Microsoft Teams perché potrebbe essere utile per l’operatività del tuo studio professionale o la tua azienda, contattami per una consulenza di Digital Manager
