L’automazione nel settore della formazione: una soluzione per l’ottimizzazione dei processi

Data: 30/04/2024
di Smartprovider

La situazione iniziale

Nell’era digitale, l’automazione e l’efficienza dei processi sono diventate fondamentali per le piccole e medie imprese (PMI) che aspirano a rimanere competitive e a innovare costantemente. Un nostro cliente, che opera nel settore della formazione aziendale, si trovava di fronte a una sfida operativa non trascurabile: la gestione manuale dell’invio di email di follow-up dopo ogni evento formativo.

Sebbene questo processo fosse vitale per mantenere un rapporto continuativo con i partecipanti, era gravato da diverse difficoltà e rischi:

  • Gestione dispendiosa del tempo: ogni evento richiedeva ore di lavoro per preparare e inviare le comunicazioni, un costo in termini di tempo che poteva essere impiegato in attività più strategiche..
  • Errore umano: la manualità del processo aumentava il rischio di errori, come l’invio di informazioni errate o a destinatari sbagliati, compromettendo la professionalità e l’immagine dell’azienda.
  • Database dei contatti frammentato: i contatti erano sparsi su diversi fogli Excel, rendendo difficile la gestione e l’aggiornamento, con il rischio di perdere opportunità di business importanti.
  • Perdita di tracciabilità: era complicato tenere traccia di chi aveva ricevuto quale email, con possibili dimenticanze o duplicazioni che potevano portare a situazioni imbarazzanti o a una comunicazione inefficace.
  • Generazione manuale degli attestati: ogni attestato doveva essere personalizzato con i dati del partecipante, richiedendo tempo e attenzione, risorse che potevano essere meglio investite nell’innovazione dei contenuti formativi.
  • Composizione personalizzata delle email: il testo delle email doveva essere adattato per ogni destinatario, aumentando il carico di lavoro e riducendo la capacità di rispondere in modo tempestivo alle esigenze dei clienti.
  • Rischio di non conformità: la mancanza di un processo standardizzato poteva portare a problemi di conformità con le normative sulla privacy e sulla comunicazione, esponendo l’azienda a rischi legali e sanzioni.

La soluzione proposta

Smartprovider ha accolto la sfida con un approccio all’avanguardia, sviluppando un flusso di lavoro automatizzato tramite Microsoft Power Automate, strumento parte integrante dell’ecosistema Microsoft 365 che offre la possibilità di connettere applicazioni diverse, automatizzando attività ripetitive e liberando tempo prezioso.

Per esempio, immaginate un evento formativo che richiede l’invio di centinaia di attestati: prima, questo avrebbe richiesto ore di lavoro manuale. Ora, con la soluzione di Smartprovider, il cliente può semplicemente aggiornare il database dei contatti e lasciare che il sistema automatizzato gestisca il resto. Gli attestati vengono generati automaticamente, e le email preparate con precisione e professionalità, eliminando quasi completamente la necessità di intervento manuale e riducendo il margine di errore a livelli minimi.

L’automazione ha introdotto anche un nuovo livello di tracciabilità e organizzazione. Ogni comunicazione inviata viene registrata, permettendo al cliente di monitorare e gestire il flusso di informazioni con facilità. Questo non solo ha migliorato l’efficienza operativa, ma ha anche rafforzato la conformità con le normative vigenti, garantendo che ogni azione sia tracciabile e documentata, un aspetto fondamentale in un’epoca in cui la protezione dei dati è sempre più al centro dell’attenzione.

I risultati ottenuti

L’introduzione del flusso di lavoro automatizzato ha rappresentato una vera e propria rivoluzione per il nostro cliente nel settore della formazione per PMI, portando a un risparmio di tempo stimato tra le 6 e le 12 ore settimanali. Questo cambiamento ha generato una serie di benefici chiave:

  • Efficienza e produttività: il cliente ha trasformato ore di lavoro manuale in pochi minuti di supervisione del sistema. Questo ha permesso di ridurre gli errori e migliorare l’organizzazione, liberando risorse preziose che sono state reinvestite in attività a maggior valore aggiunto, come lo sviluppo di relazioni con i contatti più promettenti e l’espansione del business. Per esempio, il tempo risparmiato è stato utilizzato per creare nuovi contenuti formativi e per organizzare workshop interattivi che hanno arricchito l’offerta formativa.
  • Comunicazione migliorata: la coerenza e la professionalità delle comunicazioni inviate hanno rafforzato il rapporto con i partecipanti agli eventi. La soddisfazione dei clienti è aumentata, così come la reputazione del cliente, che ora viene percepito come un fornitore di formazione all’avanguardia e attento alle esigenze dei suoi utenti.
  • Conformità normativa: l’automazione ha assicurato la conformità con le normative sulla privacy e sulla comunicazione, proteggendo il cliente da potenziali sanzioni o problemi legali. La tracciabilità migliorata e la documentazione automatica delle comunicazioni hanno contribuito a creare un ambiente di lavoro più sicuro e conforme.

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