Un caso di trasformazione digitale basato su Microsoft 365 e Assistente Digitale 

La situazione iniziale

Lo Studio di Consulenti del Lavoro di cui parliamo in questo caso studio si occupa di fornire servizi di gestione del personale, amministrazione del lavoro, contabilità e consulenza fiscale a piccole e medie imprese. Con una clientela eterogenea e in crescita, lo Studio si trovava a dover affrontare diverse sfide operative, tra cui:

• La gestione di una grande mole di documenti cartacei e digitali, spesso distribuiti in diverse cartelle e dispositivi;
• La difficoltà di tenere traccia delle scadenze e delle attività assegnate a ciascun membro del team;
• La mancanza di una comunicazione fluida e tempestiva tra i consulenti e i clienti, che richiedevano informazioni e aggiornamenti in modo frequente e urgente;
• La necessità di garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati sensibili dei clienti, in conformità con le normative vigenti;
• La scarsa flessibilità e adattabilità alle esigenze di lavoro da remoto.

Per risolvere queste problematiche, lo Studio aveva provato diverse soluzioni software, ma nessuna si era rivelata soddisfacente. Le soluzioni erano troppo complesse da usare, richiedevano una lunga curva di apprendimento, non erano integrate tra loro e non offrivano la possibilità di personalizzare le funzionalità in base alle specifiche esigenze dello Studio.

La soluzione proposta

Abbiamo conosciuto lo Studio nel settembre del 2023, all’evento ANCL sull’Isola di Capraia. Dopo aver analizzato la sua storia e le sue esigenze, abbiamo proposto di partire dall’affiancamento con un nostro Digital Manager per pianificare al meglio gli interventi da fare.

Lo Studio ha quindi adottato una soluzione che ci troviamo spesso a proporre: l’abbinata di Microsoft 365 e della nostra Assistente Digitale, che offrono una piattaforma integrata e personalizzabile per la gestione e l’ottimizzazione dell’operatività. In particolare in questo modo il Cliente ha attivato:

• Microsoft 365, il pacchetto di applicazioni cloud che include Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, SharePoint, Teams e Planner, che permettono di creare, modificare, condividere e archiviare documenti in modo sicuro e accessibile da qualsiasi dispositivo;
• Assistente Digitale, il nostro software intelligente che si interfaccia con Microsoft 365 e offre funzionalità aggiuntive e personalizzate per lo Studio.

Ottenendo così:

• La gestione automatica delle scadenze e delle attività, con la possibilità di assegnare priorità e carico di lavoro a ciascun consulente, e di ricevere notifiche e promemoria;
• La creazione di modelli e report standardizzati, con la possibilità di inserire dati e calcoli automaticamente da Excel a Word o PowerPoint;
• La comunicazione facilitata con i clienti e i collaboratori esterni, con la possibilità di inviare e ricevere messaggi, chiamate, videochiamate e documenti tramite Teams, e di creare canali dedicati per ciascun progetto o cliente;
• La sicurezza e la conformità dei dati, con la possibilità di impostare livelli di accesso e autorizzazione per ciascun documento, e di applicare le normative vigenti in materia di privacy e protezione dei dati;
• La flessibilità e l’adattabilità al lavoro da remoto, con la possibilità di accedere a tutte le applicazioni e i documenti da qualsiasi luogo e dispositivo, e di sincronizzare le informazioni in tempo reale.

I risultati ottenuti

Attraverso l’adozione della soluzione proposta lo Studio ha riscontrato numerosi benefici e miglioramenti nella sua attività, tra cui:

• Un aumento dell’efficienza e della produttività, grazie alla riduzione dei tempi e degli errori nella gestione dei documenti e delle attività
• Un miglioramento della qualità e della soddisfazione dei clienti, grazie alla maggiore reattività e trasparenza nella comunicazione e nella fornitura dei servizi
• Una riduzione dei costi e dei rischi, grazie alla maggiore sicurezza e conformità dei dati, e alla minore dipendenza da infrastrutture fisiche e hardware
• Una maggiore flessibilità e adattabilità alle esigenze di lavoro da remoto, grazie alla possibilità di lavorare in modo collaborativo e sincronizzato da qualsiasi luogo e dispositivo

Lo Studio ha espresso la sua piena soddisfazione per il nostro servizio, che ha rappresentato un vero e proprio cambio di paradigma nel loro modo di lavorare. Lo studio ha inoltre apprezzato il nostro supporto e la nostra assistenza continua, che hanno garantito una transizione fluida e senza intoppi verso la trasformazione digitale.

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